你的会议差在哪?打造一场有思路、有效率、有成

2019-03-01 

    “开会”是企业员工日常工作常见的办公场景,它是上级传递公司最新战略的工具,也是集团工作沟通的纽带,是公司内部工作沟通必不可少的形式。一场会议当中,会有大量的分享、展示和讨论环节。但是有个细节不知道有没有人发现,开会的主要内容往往只占到了整个会议一半左右的时间,另一半时间做什么了呢?自然是等人、调试设备、设备切换等不必要的活动,大大降低了工作效率。


    那么如何打造一场高效会议呢?三星的这几个原则可以做以借鉴:


    凡是会议,必有准备

    会议最大的成本是时间成本,所以在会议前,可以把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。


    凡是会议,必有主题

    会议的主题,要事先通知与会人员。


    凡是会议,必有纪律


    在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任)议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。


    凡是会议,会前必有议程


    了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作,从而可以控制好时间。


    凡是会议,必有结果


    开会的目的就是解决问题,会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。


    凡是开会,必有训练


    如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。


    凡是开会,必须守时


    设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。


    凡是开会,必有记录

    一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限。


    凡是散会,必有事后追踪


“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。


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