现代企业高效开会的秘诀是什么?

2019-11-12 

    管理学家彼得·德鲁克说:“我们之所以开会,是因为要想完成某一项具体工作,单凭一个人的知识和经验不够,需要结合几个人的学识和经验。”
但往往我们还是会发出这样的感慨,好好的工作时间,都被浪费在了无休止的会议当中。事实上,开会本无错,错的是会议效率太低下。


    怎样才能够精简会议的时间和流程,同时又能够提高会议的质量?


    1.减少开会时间


    在减少会议时间上,埃隆·马斯克是旗帜鲜明的支持者。他认为,会议过多是许多大企业的毛病,而且还有愈演愈烈的趋势。除非能确定它们会为所有参会人士带来价值,否则不要组织大型会议。即便如此,发言的人也要长话短说。


    乔布斯的做法是控制会议规模,只让绝对必要的人参加会议,其他任何人,不论他们的地位如何,没有必要就不用参加会议,太多的人和声音会造成适得其反的结果。


    谷歌前CEO埃里克·施密特和前高级产品副总裁乔纳森·罗森伯格表示,“任何会议都应该有它的目的,如果这个目的不明确,或者会议达不到这个目的,那么这次会议就应该取消。


    最令人不可思议的是位于旧金山的Pivotal公司。他们的员工一天需要参加的所有会议,合计15分钟,很少超过20分钟。然后就各自工作,每天如此。高管参加的会可能会多一点,但是公司的总体文化不鼓励这些会议。


    2.取消presentation


    很多企业在会议上做了太多“无用功”,把几分钟能够做完的事情延长到了几十分钟甚至几个小时,例如回顾一些已知的信息、展示已知的成果。这对于人力和时间而言都是极大的浪费。


    为了改变这种情况亚马逊CEO 杰夫·贝索斯提出,在亚马逊开会不做PPT。他们每个人用六页纸写一篇备忘录,在召开每次会议时会将它默读一遍。这些备忘录往往提前一周就要动手开始写,这样才能确保质量,开会时才能提高效率。


    LinkedIn的CEO杰夫·韦纳消了presentation这个环节。通常情况下本应在一次会议上被讲演的材料至少提前24个小时分发给与会者,开会时会再为与会者提供5到10分钟时间,让他们通读相关材料。这样就可以把重点放在开展有价值的讨论上,深挖特别有说服力的数据和想法,展开有意义的争论。


    3.制定会议目标


    任何会都该有它明确的目标和方向。制定目标不仅仅是为大家设立一个讨论的方向、避免讨论偏离方向,也是为了在达成目标后让每个人都会拥有成就感和荣誉感,通过集体实现目标获得团队归属感。


    LinkedIn的CEO杰夫·韦纳认为,每个人都需要在会议开始时问自己一个很简单的问题:“这次会议的目标是什么?”


    扎克伯格不仅认为需要问自己会议的目标,还提出需要根据会议的不同类型划定目标方向。在他看来,会议可以分为两大类:决策型会议、讨论型会议。前者必须输出一个明确的决定,如项目评审会、预算审批会,而后者则可能是召集所有人一起讨论问题和共享信息,如晨会、头脑风暴、项目沟通会等。


    一旦确认了会议的目标,就间接确定了会议的类型、场地与时长。


    而对于异地办公或需要跨地区沟通的人而言,远程会议无疑是一种更好的选择方式,能够节约企业的成本,提高沟通效率。但这时候除了更需要注意以上10个原则,很重要的一个方面就是拥有一个可靠的好帮手、好伴侣。


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