优听电话会议确保企业高效开会的7个提示

2020-02-05 

凯洛格学院的策略学教授本杰明?琼斯研究表明个人的知识基础正在变得越来越细分专业化。「世界上的知识越来越多,而你的脑子里能装的就只有这么多。因此在任何领域,个人掌握的知识量份额正在减少。」这是工作中需要协作的重要原因。


管理沟通是为了一个设定的目标,把信息、思想和情感在个人或群体间传递并且达成共同协议的过程。

——MBA智库百科 管理沟通的定义



在最新的一项调查中,数字化工作场所进行虚拟会议的需求是一个不可避免的现实,但成本很高。虽然会议已经成为开展日常业务的重要组成部分,但这些挫折感几十年来一直保持不变。


但总有一种方法可以提高生产力。那就是使用电话会议,尽管存在背景噪音,或者不知道是谁突然加入,人们会缺乏关注或自发中断,一些基本但非常有效的提示可以帮助保持电话会议富有成效。



01


明确沟通目标


明确的沟通目标是有效沟通的重要前提。目标是为了拟达成的「共同协议」,检验沟通是否有效就是检验是否达成了共同协议并落实。缺乏目标的沟通是漫无目的的闲聊,不仅消耗企业成本还会带来企业文化消耗。


一般电话会议开始时会浪费大约8分钟。此外,一旦被其它事情所打扰,然后进一步的分心会破坏会议,这可能会使已经存在的人士士气低落,失去最初的精力和专注于会议。根据这项研究,在任何分心之后,它可能需要大约20分钟的时间才能回到原来的会议状态。


此外,准时完成。如果有一些尚未解决的问题,请将其推迟到下一次会议。按时完成将有助于您的团队理解他们在处理某些工作时真的需要直截了当,还能帮助人们感觉他们的时间,优先事项和义务得到尊重,这对于保持他们的参与和积极性至关重要。


02


以事件驱动的沟通


工作中的沟通应该围绕“事”开展,基于业务中事件的沟通更聚焦。相比传统的电子邮件方式,虽然IM类软件在沟通即时性上更高效,也具有稳定、安全的特性,但其与业务脱节的独立聊天属性是其无法跨越的鸿沟,不论是个人IM还是企业IM类软件在这点上都无法提供更有说服力的理由。


 

Gartner一项近期研究表明:

 

到2022年底,70%的团队将依靠工作流协作作为团队成员之间沟通,协调和共享信息的主要手段,取代电子邮件。

——Gartner

03


聆听正在说话的人


电话会议期间的背景噪音会对我们的生产力产生负面影响,即使我们没有注意到这一点。一项研究表明,噪音的感知会影响人们在脑力劳动中的表现。所以事先要清楚地告知每个人在不说话时都要自己调为静音。


少时间有助于跟踪时间,并确保每个人都在同一个探讨层面上。


05


提前准备


在沟通前和沟通对象说明沟通原因、沟通目标、提供相关资料。事先做好准备可使沟通更有效。


06



让数据说话

 

事实不是个人好恶,数据可以「实事求是」。有世界级高管理水平的亚马逊建立了用指标定义的企业文化,一切可量化的数据是支撑业务和做出决策的关键。

 

贝佐斯基本不会理睬一项没有数据支撑的建议,如果有充分的数据给到他通常很快会得到回复和认可。

07


领先的即时消息


超过80%的员工愿意在通话期间使用或增加屏幕共享的使用。只是由于缺少适当的软件而无法实现或高效完成,而优听电话会议就可以提供很好的支持。】


企业沟通不是单纯的信息互通,工作中的高效沟通是为工作目标服务的。选择更有效的沟通方式和方法避免出现团队沟通效率下降的 「沟通漏斗」现象,如此沟通才能让沟通产生行动,创造价值


[ 优 听 ] 从未止步,始终保持一种匠心精神,选择在产品和服务上不断突破。在产品上,优听通过不断提升自身技术实力和创新能力,取得了多项专利,并与清华大学、北京邮电大学、中国科技大学、武汉大学等在内的著名高校重点实验室建立了产学研合作,取得了大量远程会议相关各类专利。此外,去年 [ 优 听 ] 实现了电话会议与视频会议的完美融合,能够在任何环境下最大程度为会议顺利进行提供保障。


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