如何做一名高效的会议主持人

2020-12-08 

如何做好一名会议主持人?如何高效的管理会议现场,是每一个会议主持人都面临的问题。那么,什么才是会议主持人所应有的态度和思想准备呢?


主持人可以创造现场气氛


主持人的存在对研讨会的气氛有很大的影响。极端地说,开场时主持人站在前面,仅凭一两句话就能营造出与研讨会相称的气氛。主持人的笑脸和轻松的氛围能带给大家一种安全感,而其充满活力的氛围和毅力则能够鼓舞大家。



笔者在自己参加过的研讨会中有这样的经验:虽然参加者三五成群地就座,但谁也不想开口讲话,导致我的心情很不好,这时偶然间看主持人,发现他呈现出微笑、温和而冷静的面容。在那一瞬间,“哎呀,不用觉得场面尴尬吧,今天可以自然一点”。这么一想,我感到一下子就放松了。



当然,主持人不见得总是要保持微笑,但至少应该尽量避免一些破坏现场氛围的态度,如:不高兴的神色、傲慢专横的态度、没有自信的态度、没有干劲的态度,等等。要在头脑中以及行为上时刻保持注意:自己也是构成现场的一个重要因素。



主持人要维持好现场


研讨会开始后,信任并允许参加者发挥能力是主持人的基本立场。但也并不是放任不管,而是应该专心地维持(控制)现场。换句话说,就是要有放有收。



最好的方式是“关注”。即使不出声,也要在房间的某处以温暖的眼神一直鼓励大家。特别是现场发生混乱或参加者迷失目标时,主持人镇定的态度就成了支柱。




此外,重要的是带给大家“没有办法时,主持人必定会给予帮助”的安全感。在研讨会中也会发生单凭参加者不能应付的事态。如妨碍活动的行为、脱离目标、无视少数意见、参加者逃避等状况,这时主持人必须伸出援助之手。


因此,为了在任何时候都能紧急介入,对现场的观察就非常重要。越是熟练的主持人,在别人眼里就越是看起来似乎什么都没做。因为要全身心地进行观察。而且,这样做可以让参加者有安全感,因为主持人默默把握着研讨会的节奏。




有时若不根据情况修改程序,就会发生无法应付的事态。为了能迅速做出判断,不能一味地按照预定计划进行,而应该和大家一起思考怎样修正。这种态度是不可或缺的。这样的态度是构成“维持现场”行为的一部分,并能营造出现场的安全感。




主持人一定要表达此时此地发生的事情


对于研讨会中最重要的“此时此地发生的事情”,参加者经常会发生没有留意、留意到了也表达不出来,或者不能顺畅表达等情况。此时就该主持人出场了。主持人应该不动声色地引导参加者顺利地进行表达。




方法之一是对于内容的相关指示。有时笔者会被委托举办制定远景的研讨会。虽然通过一整天的讨论,参加者对共同得出的结论有了一个大概印象,但要落实到书面文章时还是很伤脑筋。




这时主持人就要根据之前观察的结果,把自己的意见、想法及感受写成文章并公布。然后引导参加者:“大家把想说的话变成文章的话,是这样的感觉吧。”于是参加者就会回应:“对对,我就想这么写。”“我想提的意见也在你的文章里了。”进而有参加者开始提出“不过这个用语感觉有点突兀,改成像○○这样比较好……”之类的意见,于是就可以依靠大家的力量一字一句地制定出倾注精力的远景。




此外,主持人对流程(相关过程)的指示也很重要。虽然参加者之间可能会产生“想说却说不出口”、“太难为情了,做不来”、“那个人的发言(态度)让我生气”、“无法接受”之类的各种心理活动及情绪,但大家往往会抑制这种感受而只想让研讨会进行下去。对于大家的这种难以启齿的情绪,主持人应该以轻松自然的方式加以指出。如:“咦?各位似乎有点犹豫呢。”“刚才的发言,让○○低头不语了呢。”通过这样的方式,能让研讨会达到一个惊人的深度。要想让研讨会获得期待的效果,像这种主持人的体察和支持是必不可少的。




主持人不要控制现场,要相信参加者


最后,要时刻记住:参加者才是主角。主持人始终是一个支援者,发挥着促进大家参与的作用。虽说主持人很重要,但并非现场的主角。


首先,主持人不能说得过多。大多数人能自己独立思考、学习。作为支援者最好相信参加者的能力,向其提供机会、场所和鼓励。要意识到:把发言权交给大家是最好的。



此外,也有人过于执着于“必须按照程序进行”,“想让大家参与得更多一些”而在推进研讨会时忽视了参加者的想法和感受。这样就会让参加者觉得自己在受主持人的操纵。主持人应该常常提醒自己:不能操纵或支配参加者。




也有人会反驳道:“作出活动的指示不也是一种操纵吗?”的确,不管采取何种态度,主持人都拥有能影响参加者的重大特权。正因为如此,对此权力就更应该具有清醒的认识,这点很重要。这样的话,就能随时以兼容并包的胸怀接受如“我讨厌这种会议的推进方式”之类的反对意见。换言之,要把支配参加者的“内疚感”时刻放在心中。



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