优听课堂丨如何用一周的时间完成别人一个月的任

2020-12-08 

很多人都觉得自己很忙,任务多得怎么做都做不完。有没有一种很高效的方法,能够在短时间内完成更多的任务?自由撰稿人托马斯·奥蓬(Thomas Oppong)在Medium上发表了一篇文章指出,虽然没有直接的方法,但是可以通过优化自己目前的工作方法,来让自己工作更加有效率。原标题为“How to Get More Work Done in a Week Than Most People Do in a Month”。


没有一种方法,可以让你在更短的时间内完成更多的工作,但有很多习惯和工作系统,可以让在你的相同的时间内得到最佳的回报。




想要完成更多的工作,就是要知道该做什么,什么时候去做,以及如何在尽可能短的时间内完成,从而以最大限度地利用你每天的时间。


这意味着,你要选择与你的工作目标战略一致的任务。




这关乎到输入和输出之间的比率。





真的都很紧急吗?



你今天能采取哪些最重要的行动,能够让你在尽可能短的时间内实现工作目标?


想象一下,选择做紧急的(但不重要的)任务,而不是专注于重要的任务,会产生什么样的影响。




“掌握时间的秘诀是系统地关注重要性,抑制紧迫感。”




Silktide的创始人奥利弗·埃姆伯顿(Oliver Emberton)说过。




它是如此深刻,如此真实。


紧迫感会破坏生产力。


紧急但不重要的任务,就是主要的干扰。


1954年,美国前总统德怀特·艾森豪威尔(Dwight D. Eisenhower)说:


“我有两种问题需要解决:紧急的和重要的。紧急的并不重要的,重要的从来都不紧急。”


对许多人来说,将重要的任务和紧急的任务区分开就是一个问题。


紧急的不重要,重要的永远不紧急。


紧急的任务,会使我们进入持续的“回复模式”。


它们会分散注意力。


重要的工作,是我们已经计划好的,可以实现目标的任务。


我们的大脑对紧迫感非常敏感,以至于我们会选择“客观上较差的选项,而不是客观上较好的(重要的)选项。”


为了最大限度地利用时间,做更有针对性的工作,你要不断质疑你的选择,并培养自己的能力,观察自己的大脑是如何被突如其来的请求激发的。


当一项在你计划之外的任务落到你的计划里时,问问你自己:


“这真的很重要吗?”


然后不仅要考虑如何,还要考虑何时,能够最好地处理它



你的计划里有什么?



当你每天试图处理太多的任务时,你会不堪重负,收获也会减少。


当一切都很重要的时候,你会被诱导,同时巧妙地处理多个优先事项,而你的效率会在这个过程中受到影响。


在早晨你最活跃的时候,优先安排你的任务,做最重要的事情是值得的。


“即使你认为,你所有的事情都是同等重要的,你仍然需要一种方法来分解你把时间花在哪些事情上,以及如何分配你的时间,”Lifehacker 的艾伦·亨利(Alan Henry)说。


无论什么时候,每当你面临许多事情要做时,后退一步,认识到匆忙的心态及其会带来哪些后果。


与其急于同时完成,不如先问问自己:


“这真的很重要吗?”


然后不仅要考虑如何,还要考虑何时,才能最好地处理它。


最终,目标应该是不断质疑你的选择,并培养识别那些只会分散你实际工作注意力的任务的能力。



停止分散注意力



像通知、噪音、社交媒体、有人敲你的门、不时切换应用去查看电子邮件等等,这样的干扰会打断你的思绪。


它们会打断你的注意力。


它们足以分散你的注意力,让你不得不重新开始。


无论何时,只要你从工作中抽离出来,当你重新开始工作的时候,你就需要花时间重新调整自己,很多情况下最多需要25分钟。


你的生命在不断减少,而你却在让你的分心事物上浪费时间。


成功人士会优先考虑事情!他们很专注!他们可以为了完成任务断开与其他一切的联系。


当心伪装成工作的欺骗性浪费时间的活动,不要在当你应该专注于你的高价值工作时,与同事长时间的讨论,长时间的开会,以及将他人的工作视为“紧急事件”。


在公元一世纪,塞内卡(Seneca)写作的时候,惊讶地发现,似乎很少有人像他们那样珍惜自己的生命——每个人似乎都非常忙碌,非常浪费时间。


他注意到,即使是有钱人,也是过着忙碌的生活,从而毁掉他们的财富,期待着将来有一天他们能够休息。


 在他的书《论生命的短暂》(On the Shortness of Life )中,塞内卡提供了很多关于生活艺术的强有力的洞察力。他说:“不是我们的时间不多了,而是我们失去了太多。...... 我们得到的生命并不短暂,但我们却让它短暂; 我们并不缺乏时间,而是浪费地使用我们所拥有的时间。”


“如果你知道如何使用它,生命是漫长的,”他忠告道。


控制你的时间,并开始正确地分配它。


从回顾你的日常生活开始。


跟踪你的日常活动一段时间,弄清楚你的时间花在哪里。会议、电话、电子邮件、通知、闲聊以及其他许多分心的事情都在不断分散你的注意力。


记录你的所有预约事项、截止日期以及其间的一切。分析你花在每项活动上的实际时间,以及你认为应该在每项活动上花费多少时间。


安排好你的一天。事先安排好一切。


制定一个计划,了解每天发生的事情。


这可以帮助你弄清楚你是如何打发时间的。


注意时间被浪费的地方,然后整理你的日常工作。



停止忙碌工作



忙碌并不一定意味着有效率。


忙碌的工作让你感觉自己在这个过程中行动迅速,富有成效。但实际上,并不是。


如果你花时间去评估你的工作,你会惊讶地发现你所做的工作没有多少价值。


BBC的奥利弗·伯克曼(Oliver Burkeman)写道,“当你很忙的时候,你更有可能在时间管理方面做出糟糕的选择——承担你无法处理的任务,或者把琐事放在重要任务之上。然后,恶性循环就开始了:你的忙碌感让你比以前更加忙碌。”


我们中的许多人将“忙碌”与“有效率”混为一谈。


如果你以回复邮件开始你的一天。你可能会全神贯注地回答问题,回复每封邮件,并推动他人的行动。


积极主动地处理你的邮件。


不要陷入反应模式。


“我们大多数人都不介意自己很忙,但我们经常忙于做错误的事情,”《星火: 如何领导自己和他人获得更大的成功》(Spark: How to Lead Yourself and Others to Greater Success)的合著者安吉·摩根(Angie Morgan)说。“你可以花朝九晚五的时间发电子邮件,但这并不能推动你取得成果,或者向着更大的目标前进。当人们说,‘我太忙了’,其实意思是,‘我不擅长规划’,或者是‘我不知道如何安排任务的优先级’。”


采用“一件事”方法。


做出艰难的选择,努力做对你来说最重要的事情,而不是应对紧急任务。




一个改变你工作方式的简单系统


设定一个非常明确的意图,比如说,在前一天晚上,规划自己在第二天早上怎么过。


想象这个意图并把它写进你的日程表,这样可以让它在早上自动发生,而不会浪费时间。


在今天规划明天,是一个让你每天都在改变的强大习惯。


这个系统可以完全改变你的工作方式:


1.在一天结束之前,确定并写下你明天需要采取的最佳行动,这些行动会帮助你更接近你的工作目标。


2.每天早上,把注意力集中在完成从昨天到今天中午之前的任务上。


3.履行,改善和重复。每一天。每一周。每一月。每一年。


你可以通过这个简单的过程/习惯来加倍提升你的效率。


采用1–3–5的方法来创建和管理每天的行动清单


在任何一天,假设你只能完成一件大事、三件中等事和五件小事,把你的待办事项清单缩小到这九件事上。


这意味着你的日程安排将包括:


1.一项非常重要的任务;


2.三个中等重要的任务;


3.五件小事。


当然,这可以是灵活的,取决于你需要采取哪些重要行动来推进你的工作目标。


每天的优先级列表给了你一个很好的路线图,这样你就不会感到不知所措,也不必浪费时间思考需要做什么。


我使用这些方法的组合来度过一天,这取决于我必须完成多少工作。


当你练习无情地对待你的待办事项时,你会发现事情变得越来越容易,你将能够在正确的时间选择正确的方法。


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